Papel da ferramenta durante crise sanitária foi tema no 1º Congresso Virtual da SBPC/ML.

Programa de Benchmarking de Indicadores Laboratoriais: um aliado valioso na pandemia
Mensurar e conhecer as fragilidades e pontos fortes do laboratório são fatores determinantes para as decisões.

Testar, testar, testar. Essa foi a recomendação da Organização Mundial da Saúde (OMS) aos países em março de 2020 para combater o novo coronavírus. Laboratórios foram desafiados - em meio a mudanças de rotinas, adequações de equipes e cuidados com seu pessoal - a introduzir com agilidade a detecção para o SARS-CoV2, sem descuidar da demanda por exames de controle de outras doenças já existentes.

Diante da inquestionável necessidade de fornecer laudos confiáveis nesse momento, gestores precisaram proteger a reputação de suas instituições e não permitir que a qualidade fosse impactada pelas mudanças decorrentes da pandemia de Covid-19.

Como assegurar a continuidade dos processos, atender às necessidades dos pacientes, cuidar dos colaboradores e evitar perdas significativas no caixa da organização? Para auxiliar nessas respostas, a mensuração e conhecimento das fragilidades e pontos fortes do laboratório são fatores determinantes para as decisões.

O papel do Programa de Benchmarking de Indicadores Laboratoriais (PBIL) nesse momento de crise sanitária foi um dos assuntos discutidos no 1º Congresso Virtual da Sociedade Brasileira de Patologia Clínica Medicina Laboratorial (SBPC/ML), que aconteceu entre 25 de setembro e 2 de outubro.

O PBIL, criado em 2006 numa associação entre a Controllab e a SBPC/ML, é uma ferramenta de gestão que quantifica o desempenho do laboratório e o compara com o mercado. Teve o seu escopo aumentado em 2016 – hoje são cerca de 150 indicadores - e recebeu ajustes que permitiram a comparação dos dados também internacionalmente.

Programa de Benchmarking de Indicadores Laboratoriais: um aliado valioso na pandemia
Com o benchmarking o laboratório consegue verificar a eficácia das decisões quando se compara ao mercado.

Processos organizados são ainda mais importantes nos momentos de crise, avalia Dra. Larissa Welter, diretora técnica no Hemos Laboratório Médico, de Blumenau (SC), um dos participantes do PBIL. “Uma gestão com indicadores contribui justamente para a tomada de decisão consciente. Ao conhecer seus dados, você não está ‘míope’. E ainda consegue verificar a eficácia das decisões que tomou quando se compara ao mercado", argumenta ela, que viu sete das 10 unidades de seu laboratório fecharem em Santa Catarina de uma hora para outra devido às medidas restritivas de circulação na cidade, que também atingiram os laboratórios privados, como o Hemos.

Os desafios que surgiram em março exigiram ações rápidas. As prioridades passaram a ser assegurar o caixa da empresa, garantir a segurança e saúde dos colaboradores e manter a operação para os clientes. “Tudo foi feito num espaço curto de tempo e precisava ser conduzido de maneira inovadora”. O laboratório focou na segurança ambiental, na valorização dos profissionais, na retomada prudente de ações estratégicas e no controle de despesas para evitar desperdícios. “Não é um jogo de azar: processos organizados, com informações adequadas, proporcionam agilidade nas decisões”. Em sua apresentação no congresso virtual, Dra. Larissa Welter mostrou que o investimento no Benchmarking ao longo do tempo foi essencial para as estratégias da organização diante da necessidade de ações rápidas e eficazes.

Conhecer os processos e o quanto eles estão competitivos frente a outras organizações não é apenas um requisito de sobrevivência para instituições privadas, visto que qualidade e crescimento são atributos necessários também às organizações públicas. Com a autoridade de quem está à frente do Núcleo da Qualidade da Divisão do Laboratório Central do Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da USP, referência no atendimento à Covid-19 em São Paulo, Dra. Maria Elizabete Mendes apresentou os indicadores da instituição no congresso virtual, destacando que o desempenho laboratorial é crucial para fornecer aos pacientes cuidados seguros, eficazes e eficientes. “Benchmarking é ferramenta preciosa, ainda mais em tempos de pandemia”, concluiu ela.

Nem todos os laboratórios participantes do PBIL conseguiram reportar os seus dados para obter o Benchmarking, justamente em um período fundamental de avaliação da efetividade das estratégias emergenciais. Luiza Bottino, da Gestão de Serviços da Controllab, notou uma queda nos primeiros meses da pandemia de cerca de 15% no envio das respostas. Ter equipes reduzidas durante esse período pode ter impactado o processo. A tarefa, porém, pode se tornar bem mais simples quando algumas etapas são automatizadas - como a coleta padronizada de dados.

Programa de Benchmarking de Indicadores Laboratoriais: um aliado valioso na pandemia
A integração dos indicadores com o sistema laboratorial otimiza os recursos dedicados à coleta dos dados para a análise crítica das informações.

Desde 2018, a Controllab vem trabalhando intensamente com empresas desenvolvedoras de sistema de informação laboratorial (LIS) para que integrem o software de gestão dos seus clientes ao programa de indicadores. Quando o sistema laboratorial está integrado com o PBIL, os dados são transmitidos automaticamente para a ferramenta da Controllab. “Com certeza, é um facilitador para gestores porque libera essa mão de obra que está ocupada com a coleta manual para ser usada em outra tarefa mais eficaz para o processo: a análise crítica dos dados gerados pelo programa”.

A Controllab já homologou a integração do PBIL com três desenvolvedoras de sistemas para laboratórios - Karyon, Pixeon e Confidentia, esta última em Portugal. Mais recentemente, a Matrix iniciou também uma parceria com a empresa. “São mais do que empresas parceiras”, pontua Luiza. “As desenvolvedoras vêm também contribuindo para melhorias nos programas. E estamos caminhando no sentido de integrar mais empresas”.

Antes da pandemia, lembra Luiza, o cenário já era desafiador para laboratórios: um mercado competitivo, com um cliente que cada vez mais exige qualidade, rapidez na entrega e eficiência dos resultados. Quando veio a crise, a relevância do diagnóstico ficou ainda mais evidente. “Antes, tomar uma decisão sem dado concreto embasado já era difícil. Com a pandemia, isso se agravou, tornou-se uma ameaça à sobrevivência do laboratório”.

Mais informações sobre o PBIL e outras soluções da Controllab você encontra no site, pelo e-mail contato@controllab.com ou pelos telefones e WhatsApp (21) 97901-0310 e (21) 98036-1592.


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