Programa de Benchmarking de indicadores de Laboratorios: un valioso aliado en la pandemia

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El papel de la herramienta durante la crisis sanitaria fue el tema del 1er Congreso Virtual de SBPC/ML.

Examinar, examinar, examinar. Esa fue la recomendación de la Organización Mundial de la Salud (OMS) a los países en marzo de 2020 para combatir el nuevo coronavirus. Los laboratorios enfrentaron el desafío, en medio de cambios en las rutinas, adaptaciones de los equipos y cuidado de su personal, para introducir rápidamente la detección del SARS-CoV2, sin descuidar la demanda de pruebas para controlar otras enfermedades existentes.

Ante la incuestionable necesidad de brindar informes confiables en este momento, los gerentes necesitaban proteger la reputación de sus instituciones y no permitir que la calidad se viera impactada por los cambios resultantes de la pandemia Covid-19.

¿Cómo asegurar la continuidad de los procesos, atender las necesidades de los pacientes, cuidar a los empleados y evitar pérdidas importantes en el efectivo de la organización? Para ayudar en estas respuestas, la medición y el conocimiento de las debilidades y fortalezas del laboratorio son factores determinantes para las decisiones.

El papel del Programa de Benchmarking de Indicadores de Laboratorio (PBIL) en este momento de crisis de salud fue uno de los temas discutidos en el 1er Congreso Virtual de la Sociedad Brasileña Patología Clínica y Medicina de Laboratorio (SBPC/ML), que se llevó a cabo entre el 25 de septiembre y el 2 de octubre.

PBIL, creado en 2006 en asociación entre Controllab y la SBPC/ML, es una herramienta de gestión que cuantifica el desempeño del laboratorio y lo compara con el mercado. Su alcance se incrementó en 2016 – hoy hay cerca de 150 indicadores – y recibió ajustes que permitieron la comparación de datos también a nivel internacional.

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Los procesos organizados son aún más importantes en tiempos de crisis, dice la Dra. Larissa Welter, directora técnica de Hemos Laboratorio Médico, en Blumenau (SC), una de las participantes de PBIL. “La gestión con indicadores contribuye precisamente a la toma de decisiones consciente. Cuando conoce sus datos, no es “miope”. Y aún logra verificar la efectividad de las decisiones que tomó en comparación con el mercado, argumenta, quien vio cerrar siete de las 10 unidades de su laboratorio en Santa Catarina durante la noche debido a las medidas restrictivas de circulación en la ciudad, que también afectaron a laboratorios privados, como Hemos.

Los desafíos que surgieron en marzo requirieron una acción rápida. Las prioridades comenzaron a ser asegurar el cajero de la empresa, garantizar la seguridad y salud de los empleados y mantener la operación para los clientes. “Todo se hizo en un corto espacio de tiempo y debía realizarse de manera innovadora”. El laboratorio se centró en la seguridad ambiental, valorando a los profesionales, retomando con prudencia las acciones estratégicas y controlando los gastos para evitar el desperdicio. “No es un juego de azar: los procesos organizados, con la información adecuada, aportan agilidad en las decisiones”. En su presentación en el congreso virtual, la Dra. Larissa Welter mostró que la inversión en Benchmarking a lo largo del tiempo fue fundamental para las estrategias de la organización ante la necesidad de acciones rápidas y efectivas.

Conocer los procesos y su competitividad frente a otras organizaciones no es solo un requisito de supervivencia para las instituciones privadas, ya que la calidad y el crecimiento son atributos necesarios también para las organizaciones públicas. Con la autoridad de quienes están a cargo del Centro de Calidad de la División Laboratorio Central del Hospital de Clínicas de la Facultad de Medicina de la USP, referente en la atención del Covid-19 en São Paulo, la Dra. Maria Elizabete Mendes presentó los indicadores de la institución. congreso virtual, destacando que el desempeño del laboratorio es fundamental para brindar a los pacientes una atención segura, eficaz y eficiente. “El Benchmarking es una herramienta preciosa, especialmente en tiempos de pandemia”, concluyó.

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No todos los laboratorios participantes del PBIL pudieron reportar sus datos para obtener el Benchmarking, precisamente en un período fundamental de evaluación de la efectividad de las estrategias de emergencia. Luiza Bottino, de la Gestión de Servicios de Controllab, notó una caída en el envío de respuestas de alrededor del 15% en los primeros meses de la pandemia. Tener personal reducido durante este período puede haber afectado el proceso. Sin embargo, la tarea puede resultar mucho más sencilla cuando algunos pasos se automatizan, como la recopilación de datos estandarizada.

Desde 2018, Controllab ha estado trabajando intensamente con empresas que desarrollan sistemas de información de laboratorio (LIS) para integrar el software de gestión de sus clientes en el programa de indicadores. Cuando el sistema de laboratorio está integrado con PBIL, los datos se transmiten automáticamente a la herramienta Controllab. “Ciertamente es un facilitador para los gerentes porque libera esa mano de obra que está ocupada con la recolección manual para ser utilizada en otra tarea más efectiva para el proceso: el análisis crítico de los datos generados por el programa”.

Controllab ya ha aprobado la integración de PBIL con tres desarrolladores de sistemas de laboratorio – Karyon, Pixeon y Confidentia, este último en Portugal. Más recientemente, Matrix también ha iniciado una asociación con la empresa. “Son más que empresas colaboradoras”, apunta Luiza. “Los desarrolladores también están contribuyendo a mejorar los programas. Y avanzamos hacia la integración de más empresas ”.

Antes de la pandemia, recuerda Luiza, el escenario ya era desafiante para los laboratorios: un mercado competitivo, con un cliente que demanda cada vez más calidad, rapidez en la entrega y eficiencia de resultados. Cuando llegó la crisis, la relevancia del diagnóstico fue aún más evidente. “Antes, tomar una decisión sin datos concretos era difícil. Con la pandemia, esto se agravó, se convirtió en una amenaza para la supervivencia del laboratorio”.

Puede encontrar más información sobre PBIL y otras soluciones de Controllab en el sitio web, por correo electrónico contato@controllab.com o por teléfonos y WhatsApp +55 (21) 97901-0310 y +55 (21) 98036-1592.

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